Gastcollege samenwerken

Gastcollege samenwerken1 december 2022

Wat maakt samenwerken succesvol? Jean-Paul de Poorter gaf op 29 november een gastcollege aan vierdejaars studenten bedrijfskunde van Hogeschool Windesheim in Almere. Onderwerp van gesprek was samenwerken tussen organisaties. Jean-Paul introduceerde zijn stelregel ‘Doe het niet! Tenzij je iets wil of moet bereiken, dat je alleen niet kunt bereiken’. En hij besprak de redenen voor samenwerken en de slaag- en faalfactoren ervan.

Zo oud als de mensheid

Jean-Paul trapte af met de betekenis van samenwerken voor hemzelf, zowel zakelijk als privé. Hij vertelde over MMG Advies als samenwerkingsverband van adviseurs en adviseur van samenwerkingsverbanden. Privé gaf hij een inkijkje in De Klimmende Règâhs, een fietsende vriendengroep die in de afgelopen 10 jaar zo’n € 500.000,= heeft opgehaald voor de strijd tegen kanker. Een bedrag dat alleen door intensieve samenwerking gehaald kon worden. Jean-Paul hield de studenten voor dat samenwerken niks nieuws is, maar zou oud als de mensheid. In de beststeller ‘Sapiens’ beschrijft Yuval Noah Harari treffend dat het vermogen om samen te werken de dominantie van de mens op aarde verklaart.

Doe het niet!

De studenten waren in eerste instantie verrast door de eerste woorden van Jean-Pauls stelregel voor samenwerking: ‘Doe het niet’! Vervolgens konden ze uit eigen ervaring echter meevoelen met de gedachte erachter: samenwerken is moeilijk en kost tijd, dus begin er alleen aan als je iets wil of moet bereiken, dat je alleen niet kunt bereiken. Uit diverse voorbeelden bleek vervolgens dat dit vaker het geval is dan gedacht. Persoonlijk. In organisaties. Tussen organisaties. Tussen landen. En tussen overheid en bedrijfsleven voor het aanpakken van complexe maatschappelijke opgaven, zoals het klimaatprobleem.

Ansoff

Het groeimodel van Ansoff was de eerste reden voor samenwerking die Jean-Paul met de aankomende bedrijfskundigen besprak. Meer van je bestaande product afzetten in je bestaande markt kan bijvoorbeeld door een samenwerking aan te gaan met een influencer. Maar vooral bij productontwikkeling of het ontwikkelen van nieuwe markten is samenwerken met andere organisaties een veelgebruikte strategie.

Schaalvoordelen

Schaalvoordelen halen was de tweede reden voor samenwerking die Jean-Paul presenteerde. Hij gaf daarbij het voorbeeld van gemeenten die het ophalen van huisvuil gezamenlijk inkopen. De kosten per gemeente zijn dan beduidend lager dan wanneer iedere gemeente voor zich het ophalen zou inkopen.

Kennisontwikkeling

Kennisontwikkeling is een derde reden voor samenwerking. Voor innovatie van producten of diensten zijn vaak nieuwe kennis of aanvullende competenties nodig. Verder is dit vooral ook een reden voor publiek-private samenwerking voor het oplossen van moeilijke maatschappelijke vraagstukken. Omdat de kennis voor effectieve oplossingen verdeeld is over veel partijen en samenwerking nodig is om alle kennis bij elkaar te brengen. Jean-Paul verwees hierbij naar het overleg aan de diverse klimaattafels die hebben geleid tot het Klimaatakkoord.

Druk van buitenaf

Tot slot kan druk van buitenaf een reden zijn voor samenwerking. Jean-Paul besprak dat dit wellicht niet de beste reden is, omdat je je meer zult inzetten voor een vrijwillige dan voor een afgedwongen samenwerking. Maar niettemin komt het voor. Jean-Paul gaf hierbij onder andere het voorbeeld van de Veiligheidsregio’s wat wettelijk verplichte samenwerkingsverbanden zijn.

Veel namen, twee hoofdvormen

Consortium, alliantie, verbond, platform, vereniging, coöperatie, unie, liga. Als je erop let wemelt het van de samenwerkingsverbanden. Jean-Paul gaf de studenten mee dat er ondanks de vele namen slechts twee hoofdvormen zijn van samenwerking tussen organisaties: contractueel samenwerken of een nieuwe gezamenlijke onderneming. Contractueel samenwerken betekent dat partners samenwerkingsafspraken maken die zij in meer of mindere mate formaliseren. Denk bijvoorbeeld aan een contract, samenwerkingsovereenkomst of convenant. Een nieuwe gezamenlijke onderneming betekent dat de partners samen een nieuwe rechtspersoon oprichten om hun doel te bereiken. Dat kan een BV, NV of CV zijn voor commerciële doeleinden. Een stichting of vereniging voor non-profit activiteiten. Of een specifieke ondernemingsvorm, zoals de coöperatie, de onderlinge waarborgmaatschappij en de gemeenschappelijke regeling voor samenwerkende overheden.

Strategisch, tactisch, operationeel

Jean-Paul maakte de studenten vervolgens vertrouwd met samenwerking tussen organisaties op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Strategisch gaat het om samen ondernemen. De strategische allianties en joint-ventures in de auto-industrie en luchtvaart zijn hiervan treffende voorbeelden. Tactisch gaat het om samen processen managen, dat wil zeggen: samen inkopen, samen verwerken en/of samen verkopen, en ook het samen verzorgen van ondersteunende diensten. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan een gedeeld klantencontactcentrum. Operationeel gaat het om samen uitvoeren. Hier is een consortium van bouwbedrijven voor het aanleggen van een specifiek stuk infrastructuur een goed voorbeeld.

Een gedeelde ambitie

Wat maakt een samenwerking succesvol? De eerste slaagfactor die Jean-Paul de studenten voorhield was een gedeelde ambitie. Begin bij het waarom. Want als dat niet duidelijk wordt is samenwerken kansloos of zonder betekenis. Het waarom komt tot uitdrukking in een visie en missie. De visie maakt duidelijk hoe de partners hun omgeving en de ontwikkelingen daarin zien. De missie verwoordt vervolgens de waarde die de partners in die omgeving samen willen creëren, wat hen individueel niet zou lukken. Jean-Paul gaf de studenten mee dat het ontwikkelen van een gedeelde ambitie tijd kost. Omdat betrokkenheid van alle niveaus moet worden bewerkstelligd: directie, management en werkvloer.

Belangen: op zoek naar de win-win

Tijd voor een simulatie voor de tweede slaagfactor: recht doen aan belangen. Jean-Paul had een pompoen gekocht en vroeg de studenten wie ‘m wilde hebben. Twee gegadigden gingen vervolgens in onderhandeling. Daarbij kwam mooi naar voren dat win-win situaties alleen bereikt kunnen worden door open te praten over je drijfveren. Waarom je iets wil. Want nader gesprek leerde dat de eerste oplossing ‘we snijden de pompoen in tweeën’ zou leiden tot een winst-verlies situatie. Want gegadigde 1 wilde pompoensoep maken van het vruchtvlees. Terwijl gegadigde 2 vooral interesse had in het roosteren van de pitten voor zelfgemaakte granola. Alleen door open te zijn over hun belang, kon uiteindelijk een win-win situatie bereikt worden. Gegadigde 1 al het vruchtvlees. Gegadigde 2 alle pitten.

Werken aan vertrouwen

Jean-Paul eindigde het gastcollege met een derde slaagfactor: werken aan een goede relatie en vertrouwen. Hij vertelde dat vertrouwen de factor is van tijd, interactie en affectie. Ofwel: neem de tijd voor interactie, waardoor sympathie de kans krijgt te groeien. Doordat je de mens achter de functionaris gaat zien en leert kennen. Daarom zijn volgens Jean-Paul naast inhoudelijke overleggen ook out-of-the-box ontmoetingen belangrijk, zoals een gezamenlijke studiereis of een meerdaagse werkconferentie op een onverwachte plek. Vertrouwen is ook gebaat bij spelregels die de samenwerkingspartners voorspelbaarheid en houvast bieden. Jean-Paul introduceerde hierbij zowel praktische als meer fundamentele spelregels.

De rol van de adviseur

Jean-Paul stond als laatste stil bij de rol van de adviseur bij samenwerking tussen organisaties. Die adviseur is volgens hem facilitator of expert, allebei tegelijk is lastig. Jean-Paul vertelde de studenten dat hij in zijn werk regelmatig samenwerkingen begeleid als facilitator. En dat dit de volgende kwaliteiten van hem verlangt: onbevooroordeeld interactie stimuleren, een veilig overlegklimaat creëren en houden, luisteren en doorvragen, structureren en analyseren, prikkelende vragen stellen, proactief, flexibel en wendbaar zijn en kunnen praten met zowel bestuurders, managers als medewerkers.

Presentatie bekijken

Nieuwsgierig geworden naar de dia’s van Jean-Paul bij voorgaande tekst? Bekijk ze hier:

Samenwerken_gastcollege Windesheim_nov22