Duurzame logistiek: samen chaordisch ontwikkelen

Duurzame logistiek: samen chaordisch ontwikkelen28 februari 2019

Duurzame logistiek, een taai vraagstuk dat een specifieke aanpak vereist. Dat schreef MMG Advies medio november 2018 in een artikel waarin duurzame logistiek als taai vraagstuk werd gekarakteriseerd en ontleed. We beloofden in een vervolgartikel terug te komen op wat die specifieke aanpak van taaie vraagstukken en dus ook duurzame logistiek inhoudt. Die aanpak luidt kort en goed samen chaordisch ontwikkelen:

Je moet voor duurzame logistiek samenwerken, want:

• Er is geen eenduidige definitie van duurzame logistiek; die definitie in de specifieke casus met elkaar formuleren is de uitdaging.
• Duurzame logistiek is van niemand en van iedereen; betrokken partijen willen er mee aan de slag, maar niemand kan duurzame logistiek in zijn eentje realiseren.

Je moet duurzame logistiek chaordisch ontwikkelen – in plaats van met strak klassiek lineair projectmanagement ontwerpen en invoeren – want:

• Het gewenste resultaat van duurzame logistiek is innovatie: resultaten en oplossingen zijn vaak onbegrensd en niet op voorhand afgebakend te definiëren. Betrokkenen ontwikkelen projecten samen, waarbij zij het antwoord op de hoe-vraag (het gewenste resultaat) gaandeweg vormen.
• Het proces naar duurzame logistiek is complex, onzeker en kent een zekere vaagheid: partijen met verschillende belangen sturen niet per se op hetzelfde aan, het vraagstuk blijft aandacht vragen en is nooit helemaal af en duurzame logistiek is maar beperkt maakbaar.

In dit artikel gaan we in op samenwerken. In een volgend artikel komen we terug op chaordisch ontwikkelen.

Samenwerking tussen organisaties: 5 ervaringen uit onze praktijk

Samenwerking tussen organisaties strandt vaak in de praktijk. Simpelweg omdat het razend moeilijk is en er veel bij komt kijken. Samenwerken aan duurzame logistiek is daarop geen uitzondering. Partijen in een stad of regio en/of een logistieke keten moeten elkaar allereerst vinden en (leren) verstaan. En iedereen moet wat kunnen inbrengen, maar er tevens ook iets uit kunnen halen. Dat is allemaal niet vanzelfsprekend, maar gelukkig kan succes worden bevorderd. Op basis van ervaringen uit onze eigen MMG Advies praktijk geven we 5 tips voor een succesvol (logistiek) samenwerkingsverband. Niet elke tip zal altijd en overal opgaan, maar haal eruit wat u aanspreekt of experimenteer er eens mee als een logistieke samenwerking niet zo soepel loopt:

1 Kies een aansprekende drager van de logistieke samenwerking

Zorg voor een aansprekende ‘drager’ van de logistieke samenwerking. Een sterk aan de samen­werking gekoppeld symbool, dat de samenwerking energie geeft en aandrijft. Iets waar je het met zijn allen voor doet. En iets dat trots aanwakkert, zowel binnen de groep van direct betrokkenen als binnen de afzonderlijke organisaties en de omgeving.

Greenport Logistics, de meest logische logistiek. Onder dit vaandel werken zes ervaren logistieke dienstverleners uit de sierteeltsector samen binnen een jonge coöperatie. De gezamenlijke kracht ligt in de opgezette regio-overschrijdende samenwerking, waarmee de logistieke dienstverleners in één keer de belangrijkste Greenports in Nederland, Duitsland en België met elkaar verbinden. Dit biedt vervolgens nieuwe kansen aan kwekers, veilingen, exporteurs, distributiecentra en retailketens die aan de verschillende Greenports gekoppeld zijn, waardoor de samenwerking onder het vaandel Greenport Logistics zich heeft kunnen verdiepen en verbreden.

2 Verzorg de vijf F’s van moderne organisaties

Kijk wat u voor uw logistieke samenwerking kunt met de vijf F’s van moderne organisaties. Moderne organisaties hebben focus: een duidelijk en gedragen doel en betrokkenen met kennis en vaardig­heden om dat doel te bereiken. Ze zijn ook fast & flexible: losjes en plat georganiseerd, zonder te complexe organogrammen, en met speelruimte om te doen wat nodig is in plaats van te zijn vastgesnoerd in een star protocol. Moderne organisaties zijn friendly, ze geven een goed gevoel op de persoon terwijl ze hard (kunnen) zijn op de zaak en wat deelnemers economisch met de samenwerking moeten opschieten. Fun is de laatste eigenschap: samenwerkingen zijn succesvoller, naarmate de lol om eraan bij te dragen groter is. De vijf F’s ogen misschien vanzelfsprekend, maar zijn dat allerminst. Ze vereisen namelijk bestuurders en managers met lef, die durven loslaten en sturen op vertrouwen.

Fietskoeriers.nl heeft de 5 F’s van moderne organisaties feilloos begrepen en won in 2017 niet voor niets de game changer award. Het bedrijf wil de groenste en snelste pakketbezorger zijn op de fiets met landelijke dekking. In 30 steden zijn eigen fietskoeriers actief; daarbuiten wordt samengewerkt met partners. Fitte fietskoeriers aan de deur en 98% van de pakjes al bij de eerste poging bezorgd geven klanten en ontvangers een goed gevoel. Evenals het emissieloos transport binnen de stad vanaf de hub aan de stadsrand die worden bevoorraad met auto’s op groen gas (zero emissie first en last mile). Tot slot: fietsen = fun. Dat straalt de website van Fietskoeriers.nl ten volle uit en spreekt ook uit de blog van Koen Jacobs die het bedrijf strategisch adviseerde: 5 verklaringen voor het succes van Fietskoeriers…en waarom jij daar blij van wordt.

3 Werk van onderop in plaats van bovenlangs

Ga altijd na of van onderop starten met logistiek samenwerken mogelijk is en accepteer een losjes georganiseerde eerste periode die daarbij hoort, waarin de samenwerking wellicht nog een vaag karakter heeft. Gun het tijd. Dat leidt in de regel tot hechtere samenwerking dan bovenlangs door bestuurders en manager beklonken samenwerkingsverbanden, die vervolgens door de werkvloer moeten worden uitgevoerd en tot een succes gemaakt.

Bundelen van goederenstromen is een veelbesproken thema bij duurzame logistiek. In theorie lijkt het zo makkelijk, maar in de praktijk komt het moeilijk tot stand. Dat heeft te maken met vertrouwen, operationele vereisten en afstemming van service levels. Op het eerste gezicht lijken dit aspecten die bestuurders goed kunnen afstemmen en tackelen. Echter, in de praktijk blijkt het toch echt van belang dat deze aspecten van onderop worden afgestemd. Want bestuurders hebben niet het complete overzicht van de operationele vereisten en afstemming van service levels, laat staan het vertrouwen dat operationele afdelingen met elkaar moeten opbouwen om samen goederenstromen te bundelen. Belangrijk hierbij is ook dat er in de eerste periode van samenwerken altijd tegenslagen zijn die bestuurders niet kunnen oplossen. Het komt dan bij uitstek aan op de werkvloer.

Davis Turner photos

4 Borg verantwoordelijkheid

Borg verantwoordelijkheid voor (logistieke) samenwerking met de volgende zes vragen aan betrokken partners: wat gaan jullie doen voor de (logistieke) samenwerking, waarom is dat belangrijk, hoe gaan jullie dat doen, wat kan in de weg staan en hoe gaan jullie daarmee om en, tot slot, wanneer en hoe wordt bekend dat jullie missie al dan niet geslaagd is?

5 Faciliteer ontmoeting

Logistiek samenwerken vereist ontmoeten. Daar moet dus ruim gelegenheid voor zijn op verschillende momenten en manieren. Bijvoorbeeld te denken aan netwerkcafés, digitale platforms, LinkedIn groepen en themabijeenkomsten en gezamenlijke cursussen.

Externe en interne ketensamenwerking.  Mogelijkheden voor ontmoeting zijn er zat in de logistiek. Maar het ontbreekt bij evenementen vooral aan bedrijven die duurzame logistiek echt moeten doen. Vaak zijn koplopers wel aanwezig, maar dat is niet voldoende. De kunst is om ontmoetingen te faciliteren met de bedrijven achter de koplopers. Een regionale aanpak kan hierin voorzien. Ook ontmoeting binnen organisaties is cruciaal. Als je hier goed naar kijkt is er nog veel te winnen. Vaak zit de logistiek manager nog niet in het ‘dagelijks management’, waardoor niet de beste situatie wordt gecreëerd om de logistieke processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Simpelweg wordt logistiek vaak gezien als uitvoerder van processen. Structurele betrokkenheid van logistiek bij het management en de algemene bedrijfsprocessen, zoals sales en marketing, biedt kansen voor duurzame logistiek.

Samenwerking tussen organisaties: 5 punten uit de literatuur

In 2013 was ‘Leren samenwerken tussen organisaties’ managementboek van het jaar. Het boek biedt een op onderzoek gefundeerd en samenhangend overzicht van de succesfactoren voor goed samenwerken en hoe die te verzilveren, en dat kan ook (of volgens ons juist!) in de logistieke sector. Samenwerken tussen organisaties is volgens de onderzoekers een gericht van vijf ingrediënten:

1. Een gedeelde ambitie
2. Recht doen aan belangen
3. Een professionele organisatie
4. De juiste groepsdynamiek
5. Het juiste proces

1 Een gedeelde ambitie

Samenwerken brengt gedoe met zich mee. Je geeft iets op van jezelf in de hoop er meer voor terug te krijgen. Dat ‘meer’ moet dan wel reëel zijn en van de grond kunnen komen. Bezint eer ge begint is het adagium. Noodzakelijke vragen om qua ambitie samen en expliciet te beantwoorden zijn onder andere: wat kunnen we met duurzame logistiek samen meer bereiken dan ieder voor zich? Wat vindt ieder van ons echt betekenisvol en passen de antwoorden bij elkaar? Hanteren we dezelfde definities, zodat we het over hetzelfde hebben? Hoe kan elk van ons door logistieke samenwerking ook afzonderlijk beter presteren? Wat wil ieder van ons bewust buiten de logistieke samenwerking houden en hoe kunnen we daarmee omgaan.

2 Recht doen aan belangen

We hebben allemaal belangen. Goed samenwerken betekent niet dat je die belangen opgeeft of onuitgesproken laat uit schaamte of om de ander niet te kwetsen. Goed samenwerken vereist juist dat je jouw belangen open en bloot op tafel legt. Ten eerste als toetsingskader voor oplossingen, want die moeten recht doen aan alle belangen om iedereen gemotiveerd en betrokken te houden. Ten tweede om een complete verkenning van de synergie tussen partijen mogelijk te maken, een zoektocht naar de soms totaal verrassende kansen om van één en één drie te maken. Ik denk hierbij altijd aan het voorbeeld waarin twee mensen een sinaasappel moeten verdelen. Als oplossing snijden ze de sinaasappel doormidden en krijgt ieder de helft, waarna beiden ongelukkig zijn met dit resultaat, omdat de één eigenlijk alleen geïnteresseerd was in het sap en de ander in de schil. Open praten over wat je wil had deze situatie kunnen voorkomen.

3 Een professionele organisatie

(Logistieke) samenwerkingsverbanden zijn organisaties. En die moet je professioneel organiseren en structureren. Alle aspecten van het organiseren en structureren van afzonderlijke organisaties komen daarbij in principe om de hoek kijken. Ook (logistieke) samenwerkingsverbanden hebben dus een missie (waar staan we voor?), visie (waar gaan we voor?) en strategie (hoe gaan we dat doen?). Ze beschikken over werkprocessen die moeten aansluiten op de werkprocessen van de partners en daar waarde aan moeten toevoegen. En ze vragen om besturing en afspraken over de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. En ook om afspraken over informatie-uitwisseling, interne en externe communicatie en de verdeling van kosten en opbrengsten. Afhankelijk van het formele karakter van de (logistieke) samenwerking zijn de organisatie en structuur ervan lichter of zwaarder, maar alle voornoemde organisatieaspecten verdienen altijd aandacht.

4 De juiste groepsdynamiek

Samenwerken kan inhoudelijk nog zo zinvol zijn, het is een werkwoord en mensen moeten het doen. Mensen van verschillende organisaties uit verschillende organisatieculturen. Die als persoon meer of minder voor samenwerking open staan. Die van nature de kat uit de boom kijken of juist dominant aanwezig zijn. Ga er maar aan staan. Meer dan op zich staande organisaties, hebben samen­werkings­verbanden baat bij werken aan vertrouwen en conflicthantering. Verder is hiërarchische sturing minder productief en verbindende sturing vaak nodig. Deze sturing draait om stimuleren, motiveren en inspireren, om een zodanige betrokkenheid te realiseren dat (de mensen van) betrokken organisaties uit zichzelf en boven verwachting presteren en denken vanuit verschillende invalshoeken.

5 Het juiste proces

Staande organisaties zijn op gang, maar (logistieke) samenwerkingsverbanden moeten op gang worden gebracht. Dat gaat niet vanzelf. Een initiatiefnemer is nodig die partijen voor de samenwerking enthousiasmeert. Het vereist een stappenplan met een logische fasering, waarin de juiste dingen worden gedaan, in de juiste volgorde en op het juiste moment. En het vereist een sfeer waarin aandacht bestaat voor de mensen die het uiteindelijk moeten doen. Een valkuil is te veel resultaatgerichtheid bij aanvang, vooral vanuit de initiatiefnemer. Daardoor kunnen beoogde partners zich overvallen voelen en terugdeinzen, waardoor de samenwerkingsrelatie niet goed van de grond komt. Iedereen zal in zijn eigen tempo aan de samenwerking moeten wennen en dat kost tijd.

Tot slot: de beschreven elementen van een goede samenwerking zijn niet alleen bruikbaar voor wie een samenwerkingsrelatie wil aangaan. De beschreven elementen kunnen ook goed dienen om bestaande samenwerkingen te evalueren en verbeteren. Exemplarische samenwerkingsproblemen die scherp in beeld kunnen komen zijn onder andere: een gebrek aan gedeelde ambities, verwatering van de potenties van samenwerken, personele instabiliteit, schijnsamenwerking, onderorganisatie, volharden in oude beelden van de ander, dubbele loyaliteiten en achterbanproblemen en sluimerende machtsspelen.

Duurzame logistiek en MMG Advies

Wilt u een logistieke samenwerking opstarten of meer halen uit uw bestaande logistieke samenwerking? Vraag dan om een gratis kennismakingsgesprek. Dat verplicht u tot niets en levert u op zijn minst een nieuwe invalshoek op. Beloofd!

“If you want to be incrementally better: be competitive. If you want to be exponentially better: be cooperative” – David J. Bishop

Lees ook: MMG Advies – Adviesbureau voor duurzame logistiek