Chaordisch projectmanagement1 december 2016
De kortste uitleg van chaordisch projectmanagement is chaos toelaten en daar stap voor stap orde in aanbrengen. Achterliggend idee is dat chaos onverwachte en creatieve inzichten losmaakt en dat dit een onmisbare eerste stap is voor het succesvol kunnen aanpakken van verandervraagstukken die complex, onzeker en (nog) vaag zijn. Vervolgens is het zaak om patronen te herkennen, elementen te combineren en te zoeken naar mogelijke samenhang, om de chaos te ordenen.
Wat vraag het van projectleiders?
Chaordisch projectmanagement vraagt veel van projectleiders. Ze moeten in staat zijn om goed waar te nemen wat er aan beweging en verandering is, dingen kunnen losmaken en laten gaan, ontwikkelingen krachtiger kunnen maken of juist dempen en blokkades kunnen verwijderen. Chaos toelaten is dus allesbehalve synoniem met niets doen of een ‘laissez faire’ houding. Integendeel: chaordisch projectmanagement vereist hoogwaardig waarnemen, analyseren en interveniëren.
11 Interventies
Chaordisch projectmanagement bestaat uit 11 interventies, geïnspireerd door de film Ocean’s Eleven. Daarin ronden elf autonome specialisten een complexe opdracht succesvol af. En dat moet samen, omdat niemand het gewenste resultaat alleen kan realiseren.
1 Fundeer de aanpak op gedeelde waarden
Waarden zijn beelden van de wenselijke eindsituatie of een bepaald gedragsideaal. En ook principes die zwaar wegen als er beslissingen worden genomen. Voor een succesvol project is het belangrijk dat de waarden van de opdrachtgever, het topmanagement, de projectleider, de projectmedewerkers, de potentiële gebruikers en de stakeholders elkaar zoveel mogelijk overlappen. Ga de gedeelde projectwaarden na op een open manier met ieders betrokkenheid.
2 Hou het hogere doel steeds voor ogen
Projecten worden niet uitgevoerd voor het projectresultaat. Dat projectresultaat dient ergens voor: het ‘hogere doel’. De vraag ‘wat draagt dit bij aan het hogere doel’ bevordert juiste beslissingen. Laat niet na deze vraag frequent te stellen
3 Ontwikkel een projectvisie en houd haar levend
Een samen ontwikkelde en breed gedeelde projectvisie is een belangrijke succesfactor. Zo’n visie geeft aan waar het project heen gaat, waarom (het hogere doel) en op welke manier (gedeelde waarden). Hou de visie levend door haar een vaste plek te geven in elk overleg en alle documenten.
4 Hanteer een ontwikkelbenadering die vaagheid en experimenteren toelaat
Klassiek projectmanagement gaat uit van een ontwerpbenadering met een lineair procesverloop en een concreet resultaat. Dit past slecht bij chaordische projecten, waarin betrokkenen van het probleem en de gewenste eindsituatie eigen beelden hebben die naar elkaar toe moeten groeien. Hanteer daarom een ontwikkelbenadering. Daarin staat niet het oplossen van het probleem voorop, maar het vergroten van het probleemoplossend vermogen van de betrokkenen. Het proces is zoekend en biedt ruimte om samen te experimenteren. Denk-Doe-Leer is het nieuwe veranderen.
5 Werk aan vertrouwen door verwachtingen uit te spreken en te evalueren
In tegenstelling tot een klassiek project is een chaordisch project lastig directief te sturen en in contractafspraken en controlemechanismen te vangen. Vertrouwen is de basis: in de mogelijkheid dat je inbreng meeweegt, in de bereidheid van betrokkenen om rekening met je te houden en in andermans integriteit. Werken op basis van vertrouwen stimuleer je door motiverende en inspirerende communicatie. Door een gedeelde projectvisie. En vooral door te zorgen dat verwachtingen vooraf duidelijk naar elkaar worden uitgesproken en tussentijds worden geëvalueerd. Ga het wellicht ‘moeilijke gesprek’ niet uit de weg.
6 Stimuleer, motiveer en inspireer
Klassiek (project)leiderschap is transactioneel: leider en medewerker bespreken wat er moet gebeuren en op de uitvoering volgt een beloning. Bij chaordische projecten werkt dit niet. Daar is transformationeel leiderschap het devies. Dus stimuleer, motiveer en inspireer, om een zodanige betrokkenheid te realiseren dat mensen uit zichzelf en boven verwachting presteren.
7 Werk aan de voorwaarden voor zelforganisatie
Bij een zoekend proces met ruimte om te experimenteren past geen van bovenaf vastgetimmerde project- en overlegstructuur. Chaordische projectteams moeten een zichzelf organiserend geheel zijn, een broedplaats voor verandering. Dit gaat niet vanzelf: (1) maak het projectteam verantwoordelijk voor (het wijzigen van) zijn eigen organisatie, (2) laat het projectteam zelf intern en extern communiceren en verantwoording afleggen over werkwijze en resultaten, (3) biedt flexibiliteit voor het weloverwogen bijstellen van project, doelen en planningen, zonder het verlangen van resultaten op te geven (4) bewaak de betrokkenheid van projectteamleden en opdrachtgever bij het project en deze voorwaarden en ga het gesprek aan als de betrokkenheid afneemt.
8 Ondersteun creativiteit
Ondersteun creativiteit door uit te dagen, duidelijke doelen af te spreken en daarop heldere feedback te geven. Heb interesse in wat mensen nu doen en niet alleen in wat het later oplevert. Creativiteit is ook gebaat bij het toelaten van eigen keuzes, vertrouwen geven en het wegnemen van zorgen over de prestatie.
9 Laat gebruikers vanaf het begin meedoen
Klassieke projectteams leveren een resultaat, chaordische projectteams een oplossing. Zorg daarom dat gebruikers vanaf het begin actief meedoen. Want werkbare oplossingen kunnen niet zonder gebruikers tot stand komen.
10 Houd de dialoog met belanghebbenden op gang
Belanghebbenden worden van oudsher geïnformeerd om het draagvlak te vergroten. Bij chaordische projecten is informatie verstrekken onvoldoende. Vanwege de complexiteit moet je belanghebbenden als een bron van expertise en vernieuwende ideeën zien. Zulke belanghebbenden ‘manage’ je niet, maar je gaat er de dialoog mee aan. Je stelt je open en leert van elkaar, wat de relatie verdiept. Dit schept vervolgens ruimte voor gezamenlijke activiteiten met dito voordelen.
11 Werk resultaatgericht waar het past
Zodra de ontwikkelbenadering leidt tot duidelijk omschreven noodzakelijke (deel)resultaten, moet je voor het bereiken daarvan overstappen op de ontwerpbenadering. Dan komt klassiek projectmanagement terug om de hoek kijken.
Tot slot
Enige tijd is nodig om chaordisch projectmanagement en de 11 interventies tot hun recht te laten komen. En juist tijd lijkt een steeds schaarser goed binnen organisaties. Opdrachtgevers verwachten steeds sneller resultaten. Projectleiders kunnen daarom geneigd zijn eerder naar instrumenten voor klassiek projectmanagement te grijpen, zoals PRINCE2, in de (valse) hoop dat deze instrumenten die snellere resultaten zullen opleveren. Maar zijn dat ook de goede resultaten; de resultaten die nodig zijn en oplossingen bieden? In hoeverre durven opdrachtgevers en projectleiders de tijd te nemen en te vertrouwen op chaordisch projectmanagement? De tijd zal het leren.
Jean-Paul de Poorter
Verder lezen?
Geef een antwoord